Hasta la década de 1960, las bibliotecas todavía usaban catálogos de tarjetas para indexar sus existencias.
Se dejó de imprimir catálogos de tarjetas en 2015, algunos catálogos todavía se usan en la actualidad, como el catálogo de tarjetas en Biblioteca del Congreso.
¿Qué llevó a esta tecnología que alguna vez fue avanzada al borde de la extinción? Como en todas las áreas de la industria y la educación, los métodos ineficientes y engorrosos han dado paso a herramientas más confiables y eficientes. En las bibliotecas, los catálogos de fichas digitales se convirtieron rápidamente en el método preferido para localizar recursos, y la gestión de archivos corporativos siguió su ejemplo.
La gestión de archivos solía existir principalmente en papel, en una era diferente en la que un archivador físico era la forma más eficiente de almacenar documentos y una cerradura y llave era la forma más efectiva de mantener alejados a los intrusos. Sin embargo, en los tiempos modernos, las empresas son mejores instrumentos digitales a su disposición. En esta guía, aprenderá lo que diferencia las necesidades de los sistemas de gestión de archivos empresariales frente a los de consumidores, algunas prácticas recomendadas para usar un sistema de gestión de archivos y qué herramientas son las más adecuadas para la tarea.
Notas importantes:
- Las empresas tienen necesidades únicas de gestión de archivos que difieren de las necesidades de los consumidores.
- Las mejores prácticas, como una estructura de árbol deliberada y convenciones de nomenclatura de archivos, pueden ayudar a que los sistemas de administración de archivos funcionen para usted.
- El software de administración de documentos ayuda a las empresas a aprovechar al máximo su sistema de administración de archivos.
¿Qué es un sistema de gestión de archivos?
En el lugar de trabajo moderno sistema de gestión de archivos no se refiere a un archivador o a una sala llena de archivadores, sino al software que gestiona los documentos de una organización.
El software de gestión de documentos debe incluir funciones como acceso remoto, seguridad cifrada y capacidades de edición de documentos que ayuden a diferenciar el software de gestión de documentos (SGD) de los sistemas de gestión de archivos físicos.
Gestión de archivos para empresas y consumidores
Como en la mayoría de las áreas de la vida, las necesidades de los profesionales y los consumidores se superponen de muchas maneras. Si bien los conceptos básicos de la administración de archivos siguen siendo los mismos, existen consideraciones especiales que las organizaciones deben tener en cuenta al crear un sistema de administración de archivos.
Seguridad
Si bien la seguridad de su información personal es importante, la importancia de la seguridad aumenta exponencialmente a medida que se agrega información más confidencial a la ecuación. Mientras que los consumidores normalmente solo necesitan considerar su privacidad y la de sus seres queridos, los sistemas de administración de archivos corporativos deben considerar la información de sus clientes, empleados, proveedores y otros.
Debido a estas consideraciones, las soluciones de consumo para la administración de archivos empresariales son inadecuadas y propietarias. software de gestión de documentos mejor para proteger los datos confidenciales.
Cooperación
Nadie es una isla y, a medida que más colegas se unen a su archipiélago, la colaboración se vuelve más importante y más difícil.
Para resolver este problema, los sistemas de administración de archivos empresariales deben permitir que los usuarios autorizados accedan y descarguen documentos desde cualquier lugar a través de una conexión de red segura. Esta conexión ayuda a fomentar la colaboración y mejorar la comunicación entre diferentes departamentos, oficinas o continentes.
Uniforme
¿Alguna vez tituló un documento como «Borrador final» para encontrar otro cambio que necesitaba hacer? Después de algunas modificaciones, tienes «final project_2», «final project_2_final» y «FINAL final project_2_final».
Si bien esta es una pesadilla de rendimiento, también es una pesadilla para aquellos que necesitan encontrar la verdadera versión «final». Aunque puedes recordar ahora, ¿lo recordarás en 3 semanas? ¿Año? ¿diez años?
La coherencia es otra área en la que la gestión de archivos empresariales ha aumentado las demandas de los consumidores. Varios usuarios que trabajan en varios proyectos significa que los documentos deben tener el mismo formato y el mismo nombre para que sean visualmente consistentes y accesibles para cada usuario.
Estructura de árbol
Un elemento clave de su sistema de gestión de archivos es la navegación. Sus usuarios deberían poder encontrar lo que buscan incluso si no saben cómo se llama.
Si bien otras funciones de administración de documentos, como las herramientas de búsqueda, pueden ayudar a los usuarios a encontrar documentos, una onza de prevención a menudo vale una libra de cura.
En gestión de documentos, la estructura de árbol hace referencia a la estructuración de carpetas anidadas en categorías y subcategorías lógicas. No existe una forma correcta de organizar carpetas, pero los métodos populares incluyen organizar carpetas por departamento, tema, fecha, centro de costos y más.
Cuando utilice sistemas de administración de archivos para una empresa, debe intentar equilibrar la organización intuitiva con una estructura de árbol basada en reglas para que los usuarios puedan encontrar fácilmente el documento que necesitan sin siquiera conocer su sistema de administración de archivos.
Convenciones de nomenclatura de archivos
Así como una estructura de árbol ayuda a los usuarios a encontrar categorías de documentos dentro de las carpetas, una convención de nomenclatura de archivos consistente ayuda a los usuarios a encontrar archivos individuales dentro de esas categorías.
Algunas pautas para el sistema de nombres de archivos:
- Se consistente. Una vez que haya establecido reglas de nombres de archivos en su organización, siga esas reglas.
- Utilice AAAAMMDD. Los estadounidenses suelen dar formato a las fechas como «MM/DD/AAAA», mientras que los usuarios de otras partes del mundo escriben «DD/MM/AAAA». Si bien ambas convenciones son bastante lógicas y fáciles de usar, el tercer formato es mejor para los sistemas de nombres de archivos: «YYYYMMDD». Esto le permite ver los documentos en orden alfabético por fecha, ya que su sistema siempre prioriza el año, el mes y el día.
- Considere sus necesidades individuales. Según la naturaleza de su organización, los tipos de datos pueden ser flexibles en relación con su sistema de gestión de archivos. ¿Sabe de un vistazo quién creó el documento? ¿Qué número de serie va con él? ¿Qué día lo creaste? Incluya la información más importante en su sistema de nombres de archivos.
Software de gestión de documentos
Una parte importante del sistema de administración de archivos de su empresa es el correcto software de gestión de documentos.
El software de administración de documentos como d.doc complementa estas pautas al brindarle a usted y a sus usuarios una funcionalidad mejorada y una experiencia de usuario mejorada.
Por ejemplo, un sistema de nombres de archivos es importante para las empresas, pero el software de administración de documentos utiliza metadatos para aumentar la información del encabezado, lo que le permite ver información sobre el autor, la fecha y el tipo de archivo, y buscar y clasificar según los metadatos..
d.doc. También permite a los usuarios compartir de forma segura documentos cifrados con usuarios externos, lo que le permite transferir documentos confidenciales de forma segura sin temor a fugas de datos o violaciones de la privacidad.
Cuando se trata de sistemas de administración de archivos empresariales, Digital Data proporciona las herramientas que necesita para mantener su trabajo eficiente, seguro y productivo. Ya sea que necesite editar documentos escaneados, proteger archivos PDF con una contraseña, convertir archivos entre diferentes tipos u obtener acceso remoto seguro a datos importantes, Digital Data puede ayudarlo.
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