Sistema de Gestión Documental
Un sistema de gestión documental es un conjunto de procesos, tecnologías y herramientas que se utilizan para organizar, gestionar y controlar la información contenida en documentos, tanto físicos como digitales.
Este sistema permite la creación, el almacenamiento, la búsqueda y el acceso a los documentos de manera eficiente y segura, y se puede utilizar en diversos ámbitos, como empresas, instituciones gubernamentales, instituciones educativas, entre otros.
La finalidad de un sistema de gestión documental es mejorar la productividad y la eficiencia en la gestión de la información y los documentos, y reducir la pérdida o el deterioro de los mismos.
5 Razones para Contar con un Gestor de Documentos en la Digitalización
Contar con un gestor de documentos es importante en la digitalización por las siguientes razones:
- Permite la organización y el control de la información de manera eficiente: Un gestor de documentos permite ordenar y clasificar los documentos de manera lógica y coherente, facilitando su acceso y búsqueda.
- Evita la pérdida o el deterioro de documentos: Al almacenar los documentos digitalmente en lugar de forma física, se reduce el riesgo de pérdida o deterioro de los mismos.
- Facilita la colaboración y el intercambio de información: Un gestor de documentos permite compartir y colaborar en la creación y edición de documentos de manera sencilla y segura.
- Reduce el tiempo y el esfuerzo dedicado a la gestión de documentos: Al digitalizar los documentos y utilizar un gestor de documentos, se reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para buscar, acceder y utilizar la información.
- Facilita la toma de decisiones: Al tener toda la información disponible y accesible de manera rápida y sencilla, es más fácil tomar decisiones basadas en datos y hechos.
8 mejores software de gestión documental
Microsoft SharePoint: es una plataforma de gestión documental en la nube que permite la colaboración y el intercambio de información entre equipos.
Google Docs: es una suite de oficina en línea que incluye herramientas para la creación y edición de documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
Dropbox: es un servicio de almacenamiento en la nube que permite guardar y compartir documentos de manera segura y acceder a ellos desde cualquier dispositivo.
Adobe Acrobat: es un software de edición y creación de documentos PDF, que permite la creación de formularios y la firma digital de documentos.
DocuSign: es una plataforma de firma digital y gestión de documentos, que permite la firma electrónica de documentos y la gestión de procesos de firma en línea.
Filemaker: es un software de base de datos y gestión documental, que permite la creación de bases de datos personalizadas y la gestión de documentos de manera sencilla y rápida.
Evernote: es una aplicación de gestión de notas y documentos, que permite organizar y acceder a la información de manera sencilla y eficiente.
d.doc Document Management : Es un sistema de gestión documental, desarrollado por Digital Data, que permite definir, almacenar, localizar y navegar fácil y rápidamente entre expedientes y documentos electrónicos.
