Cómo crear un servicio de escaneo de documentos

¿Estás buscando una solución para escanear y digitalizar tus documentos? El servicio de Escaneo de Documentos ofrece muchas opciones para elegir, desde prestaciones simples hasta soluciones personalizadas. Nuestro equipo de expertos te ayudará a encontrar la mejor opción para cubrir todas tus necesidades.

Antes de utilizar un servicio de escaneo de documentos, debe saber cómo funciona y qué servicios están disponibles. Tiene que entender los diferentes tipos de servicios de escaneo de documentos y cuál es el adecuado para sus necesidades. Un escáner de documentos es un software que captura imágenes de documentos u otros materiales impresos y envía esas imágenes a una ubicación de almacenamiento en línea inmediatamente o después de que haya pasado un período de tiempo determinado.

A veces, los escáneres de documentos también ofrecen herramientas de edición de imágenes que pueden utilizarse para cambiarlas y que se parezcan más al documento original que a una versión editada. El término escanear en sí mismo no implica que los documentos que se escanean sean realmente legibles por el escáner. Sólo cuando se añade la palabra «servicio» la gente empieza a reconocer lo que hace el software.

Hay servicios de todas las formas, tamaños y precios. Para ayudarle a entender los escáneres de documentos, hemos enumerado a continuación algunos de los tipos de servicios más comunes:

Servicio de escaneo OCR (reconocimiento óptico de caracteres)

Este es probablemente el tipo más común de servicio de escaneo de documentos. Un escáner OCR (reconocimiento óptico de caracteres) lee el contenido de un documento y lo convierte en una imagen que puede almacenarse en la nube o enviarse a una cuenta de correo electrónico.

El escáner suele registrar la imagen en un ordenador conectado y en un servicio basado en la nube como Dropbox. A continuación, la imagen se indexa y se almacena en la nube o se envía a la cuenta de correo electrónico si no existe la opción de almacenamiento en la nube.

Las opciones de almacenamiento en la nube suelen costar más, pero tienen la ventaja de poder almacenar grandes volúmenes de datos sin necesidad de un servidor o un problema de almacenamiento de Big-Data. Upsight, una empresa de software especializada en escáneres de documentos, ofrece un servicio gratuito de OCR en la nube que puede leer la mayoría de los documentos en papel.

El servicio se llama ScannR y puede procesar hasta 50 fotos por página. OcrAD, un servicio de OCR basado en la nube que puede leer la mayoría de los documentos en papel, fue uno de los primeros escáneres de documentos compatibles con el estándar OCR, se hizo gratuito en mayo de 2014 y sigue estando disponible en la actualidad. Otros servicios de OCR basados en la nube que pueden procesar un gran volumen de imágenes por página son ScannCR, OcrSys y OcrExpress.

Servicio de escaneo de PDF

Un servicio de escaneo de PDF toma una imagen de una página y extrae información como la imagen y el texto que contiene la página. Una vez capturada la imagen, primero se convierte en un formato que permita realizar búsquedas fácilmente. A continuación, la función de búsqueda envía la imagen capturada y los resultados del texto al servicio basado en la nube.

En el servicio basado en la nube, la imagen capturada se indexa y se almacena como un archivo digital, y el texto se envía al almacenamiento en la nube o se envía a la cuenta de correo electrónico como un mensaje si no se dispone de la opción de almacenamiento en la nube. La ventaja de este tipo de servicio de escaneo es que puede procesar un gran número de páginas por hora. La desventaja es que el servicio sólo proporciona la captura de imágenes y no ofrece ninguna funcionalidad de edición o impresión.

Servicio de escaneo de imágenes

Un servicio de imagen escaneada toma una imagen de una página y la almacena en la nube. Desde allí, los usuarios pueden acceder a la imagen y extraer de ella sólo la información que necesitan. Esto incluye la imagen, el texto y cualquier gráfico adjunto. Al igual que el servicio de escaneo OCR, este tipo de servicio de escaneo también utiliza la nube para almacenar la imagen capturada y para indexar y extraer los datos relevantes de la imagen.

La ventaja es que las imágenes capturadas se almacenan en la nube y se puede buscar su contenido en cualquier momento. La desventaja es que el servicio de imagen escaneada no ofrece ninguna funcionalidad de impresión o edición.

Escaneo de documentos en red

Algunos servicios de escaneo permiten capturar y almacenar documentos en una red informática. Cuando necesites compartir un documento con otras personas, puedes simplemente tomar una instantánea del documento y enviarla al servicio. Este tipo de servicio de escaneo suele llamarse escáner de documentos en red y suele estar integrado en una cuenta de correo electrónico.

Por ejemplo, Ehsidun, que es una empresa de software especializada en escáneres de documentos en red, permite a los usuarios crear y enviar un correo electrónico con un solo clic. El correo electrónico tiene un archivo adjunto que contiene un enlace a la imagen capturada. El correo electrónico se envía a la cuenta designada en la dirección de correo electrónico.

Almacenamiento en línea de documentos escaneados

Algunos escáneres de documentos también permiten almacenar la imagen capturada en la nube o almacenarla en una unidad local del ordenador. La opción de almacenamiento en la nube suele ser la mejor, ya que permite almacenar grandes volúmenes de datos sin necesidad de un servidor o un problema de almacenamiento de Big-Data.

La opción de la unidad de ordenador local no suele ser tan fiable como el servicio basado en la nube, ya que la imagen se almacena en un ordenador local y puede perderse si el ordenador se apaga o es robado.

Envío de documentos escaneados

Después de capturar una imagen de un documento u otro material impreso, tienes que decidir qué hacer con él. Algunos escáneres de documentos ofrecen la posibilidad de enviar documentos impresos por correo electrónico, pero muchos no lo hacen. OcrSys, que es un servicio de escaneo de documentos basado en la nube, sólo envía imágenes escaneadas y le permite guardar la imagen en el formato de archivo que desee.

El servicio es «plug and play», es decir, no necesita instalación ni configuración por parte del usuario final. Otros escáneres de documentos, como Upsight ScannR, sólo permiten guardar la imagen en su formato original. Este tipo de escáneres suelen ser utilizados por las empresas para enviar su material impreso de forma digital en lugar de imprimirlo y enviarlo por correo.

Acuerdos de licencia de usuario final (EULA)

Una de las cosas más importantes a tener en cuenta cuando se utiliza un servicio de escaneo de documentos es conocer el acuerdo de licencia del usuario final (EULA) del servicio. La mayoría de los servicios de escaneo de documentos tienen un EULA que explica lo que se puede y no se puede hacer con la imagen capturada.

El EULA debe incluir lo siguiente: – ¿Qué datos se capturarán y almacenarán? – ¿Cuáles son los posibles resultados de los datos capturados? – ¿Cuáles son los riesgos de no seguir las normas? – ¿Cómo almacenará el servicio los archivos de imagen? – ¿Qué ocurre si el ordenador se estropea mientras se captura la imagen? – ¿De dónde proceden las imágenes almacenadas en la nube o en la unidad local del ordenador? – ¿Durante cuánto tiempo se almacenarán las imágenes en la nube o en el disco del ordenador local? – ¿Quién tiene acceso a las imágenes? – ¿Dónde puedo obtener ayuda y soporte? – ¿Hay que pagar por el servicio? – ¿Cuánto dura la licencia?