El proceso de digitalización de documentos es una excelente forma de ahorrar tiempo, espacio y reducir el uso del papel sin perder la calidad. Este tutorial te ayudará paso a paso en el proceso para que puedas digitalizar tus documentos fácil y eficientemente.
Establece una estrategia de digitalización.
El primer paso para empezar con la digitalización de documentos es establecer una estrategia para seguir. Esta estrategia puede incluir los tipos de documentos a digitalizar, qué tan completa y detallada será la digitalización, qué formato utilizarás y cuáles son tus expectativas a largo plazo. Conocer el objetivo final te ayudará a tomar mejores decisiones en cada paso del proceso.
Prepara los archivos para la digitalización.
Una vez que hayas definido tu estrategia de digitalización, tu próximo paso es preparar los archivos para la digitalización. Esto incluye preparar los materiales como documentos impresos, libros, etc., para su escaneo y organizar tus archivos existentes en orden numerado o alfabético para una mejor identificación y uso posterior.
Analiza el proceso de digitalización y asegúrate de que sea seguro y preciso.
Es importante asegurarse de que el proceso de digitalización sea seguro y confiable. Por lo tanto, antes de comenzar la digitalización, asegúrate de realizar una evaluación y análisis del mismo. Establece un protocolo estricto para la digitalización que incluya una revisión y validación completa del contenido original para preservar su integridad total al final del proceso, así como métodos para comprobar los documentos impresos que se hayan escaneado correctamente.
Ejecuta pruebas para comprobar la calidad final del documento escaneado
Una vez que el documento haya sido escaneado, es importante asegurarse de que la calidad del mismo sea la adecuada. Por lo tanto, revisa cualquier impresión en contextos completamente diferentes para verificar los resultados de escaneo. Esta última tarea garantizaría que el contenido digitalizado sea legible e intacto. Hacer comparativas visuales con el original y considerar cambios como la resolución del archivo, los colores iniciales, etc, son clave para obtener un mejor resultado final.
Implementa soluciones para optimizar, administrar y organizar tus documentos digitalizados
Un paso muy importante para el proceso de digitalización es la implementación de un sistema para organizar y administrar los contenidos digitalizados. Esto significa que debes tener en cuenta tu contenido existente al igual que los archivos recién creados. Las soluciones para optimizar, administrar y organizar tus documentos incluyen escoger un software capaz de establecer reglas u herramientas inteligentes para clasificarlos. Estas pueden ser aplicaciones de entorno web o programas informáticos descargables, pero debes tener presente que el principal objetivo es guardar todos los datos relevantes en un único lugar.
