Desde su invención hace más de 100 años, los escáneres de documentos se han convertido en equipos de oficina estándar. Los escáneres de documentos son tan comunes hoy en día que el mercado global de escáneres de documentos aproximadamente son del mismo tamaño que el mercado de tostadoras.
Los escáneres de documentos están en todas partes, pero cualquiera que los haya usado antes le dirá que no todos los escáneres de documentos son iguales. Los escáneres de documentos son tan diferentes como los automóviles, las computadoras portátiles o los teléfonos celulares, y las empresas deben considerar cuidadosamente los pros y los contras de sus escáneres de documentos antes de realizar una compra.
Conclusiones a considerar:
- Los escáneres de documentos tienen diferentes fortalezas y debilidades que los hacen adecuados para diferentes propósitos.
- Su presupuesto y volumen de documentos determinarán qué escáner se adapta a sus necesidades.
- Digital Data puede ayudarlo a llevar su administración de documentos al siguiente nivel.
¿Qué hace que un escáner de documentos sea el mejor?
Los escáneres de documentos van desde aplicaciones móviles gratuitas que usan la cámara de su teléfono hasta escáneres dedicados que cuestan decenas o incluso cientos de miles de dólares. Al igual que no usará un mazo para reparar un reloj, no usará un martillo de cabeza esférica para derribar una pared: las herramientas que use deben ser los adecuados para el trabajo. Entonces, ¿qué hace que un escáner de documentos sea adecuado para sus necesidades?
- Alimentación automática de hojas. Esto es esencial para los escáneres de documentos, ya que aumenta la velocidad y la eficiencia y reduce los atascos.
- Rápido. Los escáneres de documentos vienen en una variedad de velocidades, pero su empresa debería buscar velocidades de 25 páginas por minuto o más.
- Una alta resolución. Una de las razones por las que el software de administración de documentos es tan poderoso es porque convierte documentos físicos frágiles y destructibles en registros digitales permanentes. Dado que estas grabaciones digitales son permanentes, es importante mantenerlas en alta calidad, al menos 200 DPI.
Mejor puntuación: Canon DR-M260
Este escáner versátil y confiable puede procesar un documento en solo un segundo. A 60 ppm en todos los modos de color, no tiene que elegir entre calidad y velocidad con este centro de tecnología.
La Canon DR-M260 puede manejar una variedad de documentos, desde delgados, frágiles hasta gruesos, incluidas tarjetas de plástico en relieve y pasaportes. Con una calificación ambiental EPEAT Gold y una garantía de cinco años, este escáner está hecho para durar.
Puede alcanzar velocidades de 60 páginas por minuto gracias a su procesador de imagen incorporado y conexión USB 3.1. Esto significa que no depende de la potencia de procesamiento de su computadora para mantener la velocidad del rayo.
El mejor escáner para documentos de gran tamaño: Epson DS-30000
Hoja de papel estándar de 8,5 x 11 pulgadas. Interlineado legal de 8,5 × 14. Las páginas de tamaño A3 son de 11-3/4 × 16-1/2 pulgadas. Las hojas tabloide son de 11×17 pulgadas. Los documentos no son universales, por lo que su escáner de documentos tampoco debería serlo. Si su empresa utiliza con regularidad documentos de gran tamaño, la Epson DS-30000 puede ser la herramienta adecuada para el trabajo.
La Epson DS-30000 puede manejar documentos de cualquier tamaño, hasta 12×17 pulgadas, y lo hace en grandes volúmenes a pesar de su tamaño relativamente pequeño. Su alimentador de documentos puede contener hasta 120 hojas a la vez.
Con una velocidad de 70 páginas por minuto y una resolución de 300 ppp, este escáner es un titán en la oficina, capaz de procesar 30.000 documentos al día.
Como escáner dedicado, es más costoso que cualquier equipo más versátil, pero con una gran interfaz de pantalla táctil y decenas de miles de documentos de alta calidad y alta velocidad al día, el Epson DS-30000 es la herramienta adecuada para el trabajo.
Mejor escáner móvil: Canon P215II
Como los documentos vienen en diferentes formas y tamaños, también lo hacen las necesidades comerciales. Ya sea que administre un negocio de forma remota, se traslade de una ubicación a otra o simplemente se traslade de una PC a otra, el escáner de documentos móvil es su compañero ideal para un escaneo portátil y flexible.
La imageFORMULA P215II de Canon es más lenta que sus contrapartes menos portátiles a 15 ppm, pero a 600 ppp y color de 24 bits, la P215II no está en una liga menor.
Uno de los mayores puntos de venta de la Canon P215II es su función de conectar y escanear, que le permite usarla desde cualquier computadora sin instalar aplicaciones ni controladores. El P215II funciona con una sola conexión USB a la computadora de destino, por lo que no tiene que buscar un enchufe cada vez que se muda a una nueva ubicación.
El Canon P215II no puede reemplazar a los escáneres estacionarios de gran volumen, pero compensa su baja velocidad con flexibilidad y funcionalidad.
Mejor escáner de alto volumen: Visioneer Patriot H80
El Visioneer Patriot H80 es un escáner de documentos industrial capaz de procesar 22000 imágenes (11000 documentos por delante y por detrás) al día.
Donde el Visioneer Patriot H80 realmente brilla es en su poder de procesamiento: está equipado con una poderosa tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que escanea hasta 176 imágenes (88 páginas por delante y por detrás) cada minuto mientras convierte documentos en papel en archivos PDF legibles por máquina que contienen texto digital.
El Visioneer Patriot H80 admite hasta 120 documentos de varios tamaños en la bandeja de entrada. Puede eliminar orificios laterales, escanear documentos tan pequeños como 4″ x 4″ y acomodar documentos de hasta 236″ asombrosamente (aunque su ancho está limitado a 9,5″).
Si bien esto es más costoso que los escáneres de consumo como Fujitsu Snap Scan S1300i, justifica su precio con funciones potentes y un rendimiento sorprendente.
El mejor escáner económico: Fujitsu SnapScan iX1600
Dicen que no puede comer su pastel, puede comerlo, pero Fujitsu SnapScan iX1600 está diseñado para brindarle lo mejor de ambos mundos: alto rendimiento a un precio bajo.
El Fujitsu SnapScan iX1600 puede procesar 67 páginas por minuto, algo impresionante para cualquier escáner, pero notable por su precio. Puede manejar una carga diaria de 6000 documentos o 120 cargas completas de su alimentador de documentos de 50 páginas.
La velocidad no es lo único que importa al escanear documentos: Fujitsu SnapScan iX1600 produce escaneos de alta resolución con colores reales a 600 ppp.
Si bien el Fujitsu SnapScan iX1600 no tiene la flexibilidad y las funciones avanzadas de otros escáneres de esta lista, es un dispositivo potente a un precio asequible, ideal para pequeñas empresas.
Software de gestión de documentos
Un buen escáner es solo el comienzo de su proceso de gestión de documentos. Para organizar, analizar y utilizar sus documentos digitales, debe tener un plan para el éxito.
d.doc es un poderoso software de administración de documentos equipado con herramientas líderes en la industria que permiten a los usuarios editar archivos PDF, convertir documentos, enrutar y agregar archivos automáticamente, y más.
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