Si tiene una pequeña empresa, ¿qué tan importante es para usted dejar de usar papel? La realidad es que los documentos en papel, las carpetas y los archivadores metálicos voluminosos están desapareciendo rápidamente de las empresas de todo el mundo, y hay muchas buenas razones para ello. Los beneficios de las empresas que cambian a documentos sin papel se aplican a empresas de todos los tamaños. Siga leyendo para descubrir por qué su negocio debe ser digital y sin papel.
Principales razones:
- El negocio típico todavía usa muchos documentos en papel.
- Los documentos en papel cuestan dinero, toman tiempo para procesar, no son universales y no son adecuados para compartir.
- Dejar de usar papel ahorra tiempo, espacio y dinero y lo ayuda a encontrar información más rápido.
- Para dejar de usar papel, cree todos los documentos nuevos electrónicamente y escanee por lotes todos los documentos existentes digitalmente.
Problemas con el papel
¿Cuántos documentos en papel guarda su empresa? El cajón de un banquero típico contiene unas 2.000 hojas de papel individuales. Un archivador estándar tiene capacidad para unas 5000 hojas de papel por cajón, por lo que un archivador de cuatro cajones puede contener unas 20 000 hojas de papel. Cuente todos los cajones y archivadores de su banco y lleve la cuenta. ¡Lo más probable es que guarde mucho más papel del que cree!
La realidad es que las empresas, incluso las pequeñas, consumen mucho papel. Considere los siguientes hechos:
- El oficinista promedio escribe más 10.000 páginas al año.
- A un promedio de la industria de 9.5 centavos por página, eso equivale a casi $1,000 dólares por empleado por año.
- Según The Paperless Project, las corporaciones estadounidenses están gastando más $ 120 mil millones al año solo en impresiones.
- La mayor parte de este papel se desperdicia: el 45 % de lo que imprimen las empresas de papel termina en la basura al final del día.
Almacenar y procesar todo este papel desperdicia dinero y tiempo. La investigación muestra que el trabajador promedio pasa entre 30 y 40% buscando documentos almacenados en archivadores anticuados. ¿Qué pasaría con su negocio si un incendio o una inundación destruyeran todos esos documentos en todos sus archivadores? Da miedo pensar.
10 beneficios para las empresas que están considerando dejar de usar papel
El negocio sin papel ha pasado de los procesos en papel a los documentos digitales. Ir sin papel tiene muchos beneficios, algunos de los cuales son significativos.
1. Encuentra información más rápido
Es difícil encontrar este documento entre los cientos o miles de carpetas en cualquier archivador metálico. Almacenar documentos digitalmente hace que sea mucho más fácil encontrar documentos específicos. Con unos pocos clics en el teclado de su computadora, puede encontrar el documento que necesita o el contenido que desea guardar en varios documentos. Encontrar información sobre su negocio se vuelve tan rápido y fácil como una simple búsqueda en Google.
2. Ahorra tiempo
El almacenamiento digital de documentos ahorra tiempo en todas las etapas del proceso. Usted crea todos los documentos con la facilidad de un teclado de computadora. Enviar un documento es tan fácil como guardar un archivo de computadora. Buscar y recuperar documentos requiere solo unos pocos clics. Todo es mucho más rápido, lo que ahorra mucho tiempo a toda su plantilla.
3. Ahorra espacio
El almacenamiento de documentos físicos ocupa mucho espacio. Archiva suficientes documentos y puedes llenar el espacio con archivadores de metal. Los mismos documentos almacenados digitalmente se almacenan en el disco duro de una computadora o en una memoria USB que puede sostener en la mano. Utiliza menos espacio de almacenamiento físico y sus empleados tienen menos papeles en sus escritorios.
4. Ahorra dinero
Imprimir un documento cuesta dinero, y más aún, su transmisión y almacenamiento. La creación, el uso y el almacenamiento de documentos en formato digital reducen todos los costos de impresión y papel, así como los costos de mano de obra para procesar todos esos documentos. ¿Cuánto dinero puedes ahorrar?
5. Mejorar la colaboración
Entregar un documento en papel lleva mucho tiempo y dificulta el trabajo conjunto en proyectos grupales, especialmente cuando los miembros del equipo no están en el mismo lugar. Compartir archivos digitales es fácil e instantáneo, lo que facilita que los miembros del equipo colaboren en cualquier lugar.
6. Acceso remoto simplificado
La pandemia de COVID-19 ha acelerado el crecimiento trabajador remoto. Si solo tiene documentos en papel, sus trabajadores remotos no podrán acceder a los archivos que necesitan. Ir sin papel significa que tiene archivos digitales a los que todos sus empleados pueden acceder, sin importar dónde trabajen.
7. Mejorar la satisfacción del cliente
Cuando un cliente llama con un problema, puede llevar minutos u horas localizar sus registros físicos. Cuando deja de usar papel, los empleados pueden ver los registros de los clientes en solo segundos. Esto mejora la interacción con los clientes y aumenta su satisfacción.
8. Ten siempre una copia de seguridad
Los documentos en papel se pueden perder, dañar y destruir. Abandonar el papel le permite hacer una copia de seguridad de todos sus documentos digitales para que nunca pierda datos importantes.
9. No más máquinas de correo y fax convencionales
A nadie le gusta lidiar con las molestias de los faxes o el correo lento. La transición sin papel permite que todos los documentos se transmitan electrónicamente, eliminando la necesidad de sellos postales, sobres y máquinas de fax.
10. Mejora la seguridad y la privacidad
Los documentos en papel pueden ser robados físicamente. Los documentos digitales se pueden proteger contra robos o ataques utilizando las últimas herramientas de ciberseguridad. El acceso se puede restringir a las personas autorizadas y se mejora la privacidad del cliente. En pocas palabras, la digitalización reduce significativamente el riesgo de pérdida o robo.
Cómo transformar su negocio en una empresa sin papel
Para las pequeñas empresas, la transición a la documentación sin papel es un proceso de dos pasos.
Primero, cambie a la creación electrónica de todos los documentos nuevos: memorandos, informes, contratos, etc. Implemente Microsoft Office, Google Docs o una suite ofimática similar y capacite a sus empleados sobre cómo usarlo.
En segundo lugar, escanee todos sus documentos físicos existentes en un formato digital. Esto se hace más fácil con el uso software de gestión de documentos, como d.doc SGD. El software de administración de documentos facilita el escaneo por lotes de documentos existentes al nombrar y organizar lógicamente esos archivos.
Una vez que todos los documentos nuevos son digitales y todos los documentos antiguos se escanean, tiene la oficina sin papel perfecta con todos sus beneficios.
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