En la era de la transformación digital, el software de gestión de documentos se ha convertido en una parte integral de cómo las empresas grandes y pequeñas gestionan y protegen sus activos de documentos digitales. Aunque el mercado actual ofrece sistemas de gestión de documentos muy diferentes en detalle, tienen bastante en común para obtener una visión general aproximada.
El papel es cosa del pasado y se espera que aumente la participación del software de administración de documentos en el mercado global. Es hora de que las organizaciones de todas las industrias comiencen a pensar en cómo estos sistemas pueden mejorar la eficiencia en el lugar de trabajo y la seguridad general de los documentos digitales.
¿Qué sistema es adecuado para las necesidades de su negocio? ¿Cuáles son sus opciones al elegir un software de gestión de documentos?
d.doc es el gestor de documentos por excelencia
Aunque el mercado no está completamente fragmentado, el rápido crecimiento del software como servicio durante la pandemia de Covid-19 ha traído nuevos jugadores y nuevas capacidades al software de gestión de documentos en los últimos años. Esta guía le brindará una mejor comprensión de cómo funcionan estos sistemas y qué problemas pueden resolver, para que pueda tomar decisiones informadas durante este tiempo de cambio acelerado.
Principales conclusiones:
- Los sistemas de administración de documentos capturan, rastrean y almacenan documentos digitales que ingresan al sistema en varios formatos, como archivos de texto, archivos PDF o copias escaneadas en papel.
- Los sistemas de gestión de documentos se pueden alojar localmente o en la nube, lo que también se conoce como implementación local o remota.
- El software de gestión de documentos mejora la eficiencia organizativa general al eliminar las barreras a la colaboración y la comunicación y reducir el riesgo de errores costosos.
¿Qué es un sistema de software de gestión de documentos?
Determinar el propósito de una práctica comienza con la comprensión de las necesidades para las que está diseñada. En el mundo de los negocios, la gestión de registros surgió como un software diseñado para mejorar los beneficios organizacionales de los sistemas tradicionales basados en papel.
El sistema de archivos tradicional permite que alguien encuentre un documento específico en un archivo grande utilizando un localizador único o limitado, como el título, el autor o el número de referencia. El software primitivo no solo pudo replicar digitalmente la funcionalidad de este archivador con facilidad, sino que también permitió técnicas de indexación más sofisticadas con las que probablemente esté familiarizado con los metadatos. Los metadatos le permiten rastrear y extraer diferentes tipos de información de múltiples documentos.
Como software, los sistemas de gestión de documentos crean un repositorio único para todos los documentos digitales de su empresa. Ya sea que los documentos ingresen a este repositorio como imágenes escaneadas, archivos de procesamiento de texto, PDF, imágenes o videos, una vez dentro, producen resultados de búsqueda consistentes, ya sea a través de un diseño estructurado o mediante opciones de registro personalizadas, como metadatos y etiquetas. Algunos software de gestión de documentos también controlan el acceso a los documentos en el repositorio definiendo permisos de usuario y control de versiones.
Del lado del usuario, la mayoría de estos sistemas integran el repositorio con procesadores de texto y otras aplicaciones de uso común a través de una API, lo que permite a los usuarios trabajar dentro de la misma aplicación. Sin embargo, dado que dicha integración tiene limitaciones, los mejores sistemas ofrecen soporte integrado para todas las aplicaciones del sistema sin tener que depender de una API. La mayoría de ellos también ofrecen una interfaz específica de la plataforma con varias funciones de automatización de procesos sin código.
En esencia, los sistemas modernos de administración de documentos combinan estas ricas capacidades para brindar a las organizaciones un alto nivel de seguridad y control personalizable en sus flujos de trabajo de documentos, al tiempo que simplifican los flujos de trabajo y eliminan las barreras para la colaboración y la comunicación a nivel de equipo.
Cómo las diferentes industrias utilizan los sistemas de software de gestión de documentos
Las organizaciones del sector público y varias industrias del sector privado tienen una variedad de necesidades de gestión de registros. Aquí hay una descripción general de cómo las diferentes organizaciones están usando estos sistemas para mejorar operaciones específicas.
- Oficinas Estatales: El uso de personal para procesar solicitudes de inmigración, muchas de las cuales son ilimitadas y obligatorias, puede consumir rápidamente los presupuestos limitados de los estados federales y municipios. La llegada de los sistemas de gestión de documentos (SGD) reduce el tiempo que se tarda en localizar registros y traslada algunas de las tareas a quienes realizan consultas a través de portales automatizados.
- Instituciones educacionales: Las escuelas y universidades usan SGD para mantener seguros los registros de los estudiantes, pero aún se puede acceder a ellos a través de la autorización de varios niveles.
- Centros de salud: Los casos de uso de SGD para profesionales de la salud incluyen servicios de portal para pacientes que reducen el tiempo y el costo de proporcionar a los pacientes acceso a su información de salud.
- Bancos e instituciones financieras: Reconocimiento óptico de caracteres. La tecnología (OCR) integrada en SGD acelera el procesamiento de cheques y facturas.
- Medianas y pequeñas empresas: SGD escala fácilmente a medida que crece el negocio, lo que permite la implementación en cualquier etapa.
- Desarrollador del proyecto: La colaboración en documentos en tiempo real puede evitar muchas de las barreras del flujo de trabajo que se acumulan en grandes proyectos de diseño y desarrollo.
- Venta: Los equipos de ventas necesitan organizar y rastrear una gran cantidad de información llevar datos.
Gestión documental: ¿local o remota?
En el mercado actual, encontrará opciones de software de gestión de documentos en todo el espectro de productos y servicios. Debido a la complejidad y la gran cantidad de funciones que incluyen estos sistemas, los compradores potenciales enfrentan un verdadero desafío al decidir qué opción tomar primero.
Elegir dónde y cómo alojar su software es un punto de partida sólido. En general, hay dos opciones de implementación:
- Presencial o local
- fuera de las intalaciones o en la nube
Ambas opciones tienen claras ventajas y desventajas que deben sopesarse en el contexto de la gestión de su negocio.
Gestión de documentos locales
Con la implementación local, las empresas compran el software y lo instalan detrás de sus propios firewalls en servidores locales.
Ventajas de la gestión documental local
- El alojamiento local le brinda control total sobre su propia configuración y permisos de seguridad, y permite que el personal de TI interno de su empresa programe actualizaciones a su discreción.
- Los mayores beneficiarios de este programa son las grandes empresas con poderosos departamentos internos de TI.
Desventajas de la gestión documental local
- Las empresas con menos recursos de TI pueden tener dificultades para mantener el alojamiento en las instalaciones para obtener un beneficio medible.
- Con el alojamiento local, usted asume toda la responsabilidad de todas las copias de seguridad de datos. En el caso de una acumulación de actualizaciones no administradas, las posibles vulnerabilidades de seguridad rápidamente superan los beneficios.
- En algunos casos, como Por ejemplo, en los contratistas de defensa, el cumplimiento de las normas federales de seguridad de la información puede aumentar drásticamente los costos.
- Algunos sistemas de software se venden en diferentes versiones para alojamiento local y es posible que no brinden todas las funciones que necesita.
Gestión remota de documentos
Con implementaciones remotas, las empresas compran software alojado en los servidores de un proveedor y acceden al sistema a través de Internet.
Beneficios de la gestión documental remota
- Dado que la mayoría del software de gestión de documentos basado en la nube se vende como software como servicio, el proveedor es responsable de todo el mantenimiento, las actualizaciones y la seguridad. De esta manera, las empresas pueden enfocar sus recursos de TI en sus operaciones específicas.
- La implementación remota también elimina los costos iniciales y solo requiere que los pagos programados estén en orden. La mayoría de los proveedores mantienen estándares de ciberseguridad mucho más allá del rango de precios de las PYMES.
Desventajas de la gestión documental remota
- El 95% de las empresas encuestadas expresan su preocupación por la gestión de la seguridad de los datos en la nube, en particular los riesgos de acceso no autorizado y mala configuración.
- Para las empresas que necesitan mantener poderosos departamentos de TI para otros fines, las tarifas de suscripción incurridas, pueden aumentar el costo total de propiedad durante un período suficientemente largo.
- Con el alojamiento en la nube, confía en el proveedor para proteger y almacenar sus datos y mantener sus propios sistemas en funcionamiento.
- Las empresas en el mercado de gestión de documentos deben considerar los acuerdos de nivel de servicio del proveedor y cualquier certificación asociada, como las del Instituto Estadounidense de Contadores Públicos Certificados.
Gestión documental: funciones y componentes
Un buen diseño de software tiende a ocultar la complejidad detrás de las interfaces. Los usuarios hacen clic, tocan, arrastran y sueltan para realizar procesos complejos sin comprender el sistema a nivel de componente. Para los usuarios, los componentes parecen funciones.
Para comprender mejor los sistemas complejos, como la gestión de documentos, es útil dividir las funciones en niveles de componentes. Aquí hay una lista de 10 componentes principales que conforman un sistema de software de gestión de documentos.
1. Almacenamiento
Además de proteger los documentos localmente o en la nube, las funciones de retención de documentos también incluyen reglas para transferir documentos entre repositorios y escribir órdenes, como la eliminación.
2. Buscar
La interfaz de búsqueda interna utiliza identificadores únicos y genéricos configurables para buscar documentos individuales y conjuntos de documentos vinculados por metadatos. Los identificadores únicos incluyen títulos y números de referencia. Los identificadores genéricos agrupan documentos mediante etiquetas de metadatos o funciones más complejas, como consultas booleanas y análisis de conglomerados.
3. Metadatos
Los sistemas de gestión de documentos utilizan metadatos para proporcionar capacidad de búsqueda dentro del sistema. Las opciones de metadatos personalizados pueden incluir autores, fechas, palabras clave, etiquetas y clientes relacionados. Las palabras clave y grupos similares se pueden generar mediante el reconocimiento óptico de caracteres.
4. Conquista puntos
Los escáneres y OCR automatizan la entrada de documentos e imágenes en papel en el almacenamiento digital. Sistemas que requieren el ingreso de formularios en papel, como Otros formularios, como hojas de respuestas y cuestionarios, también pueden usar OCR para automatizar este proceso.
5. Autorización
Los niveles de funciones de los usuarios en el sistema determinan quién puede crear, acceder, editar o eliminar documentos. La autorización también administra el control de versiones en el sistema y proporciona una descripción general administrativa de los documentos modificados por usuarios con funciones superpuestas.
6. Flujos de trabajo automatizados
Flujos de trabajo automatizados Asegure el intercambio eficiente de documentos entre los usuarios correctos. El tiempo perdido surge en los sistemas en los que los usuarios deben determinar por sí mismos quién debe recibir los documentos a continuación cuando hayan completado sus propias tareas. Estos flujos de trabajo también se pueden configurar para bifurcarse de manera diferente según ciertos criterios, como la aprobación y rechazo o montos por encima o por debajo de ciertos umbrales.
7. Integración
En la mayoría de los entornos de trabajo, los usuarios revisan, editan y crean nuevas versiones de documentos usando una variedad de aplicaciones. Los sistemas de gestión de documentos integran estas aplicaciones en el repositorio, lo que permite a los usuarios trabajar sin problemas dentro de una sola aplicación.
8. Verificación de datos
Las reglas de validación pueden evitar que se ingresen documentos incompletos o con formato incorrecto en el repositorio. Requerir corrección en el punto de entrada minimiza los tipos de errores que pueden propagarse a través del sistema.
9. Control de versiones
El control de versiones vincula todas las versiones de los documentos a los usuarios, las marcas de tiempo y otras configuraciones de usuario, lo que le permite realizar un seguimiento de los cambios y volver a versiones diferentes si es necesario. Este tipo de control es necesario para administrar documentos que pueden ser editados por varios usuarios al mismo tiempo.
10. Seguridad
Además de las funciones de seguridad establecidas por las reglas de autorización, los sistemas de administración de documentos pueden proteger aún más el contenido confidencial al restringir la distribución de ramas maestras a hipervínculos o archivos PDF.
Beneficios de los sistemas de gestión de documentos
Los componentes de un sistema de gestión documental se crean de forma coordinada archivador digital que automatiza la recopilación, el almacenamiento y la distribución de documentos dentro de la organización.
Las empresas deben esperar tres resultados medibles de la implementación de un sistema de gestión de documentos correctamente configurado.
- Eficiencia mejorada: Los flujos de trabajo, las integraciones y los procesos automatizados están diseñados para que los equipos sean más eficientes.
- Reducción de errores: Las credenciales y autorizaciones validadas deben evitar que ocurran muchos tipos de errores humanos y se propaguen a través de su sistema.
- Reduzca los costos de papel: Los costos de papel aumentan con el tiempo. Costo promedio de documentos en papel 20 dolares crear y recuperar $120 en caso de pérdida. La mayoría de ellos se imprimen docenas de veces solo para tirarlos a la basura más tarde en el día. La gestión digital integral de sus documentos reduce los costos en cada etapa del procesamiento de documentos.
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