La investigación muestra que los empleados gastan en promedio del 30 al 40% de su día buscando documentos físicos que tradicionalmente se guardan en archivadores. Al convertir todos los documentos requeridos a un formato digital, la tecnología OCR evita perder tiempo y aumenta la productividad de los empleados.
OCR significa reconocimiento óptico de caracteres y es una tecnología para reconocer automáticamente texto en un documento de imagen. Por lo general, se usa cuando se escanean documentos en un sistema de gestión de documentos.
¿Cómo puede administrar de manera efectiva sus documentos en papel existentes utilizando la tecnología OCR? vamos a averiguar
Principales conclusiones:
- OCR significa reconocimiento óptico de caracteres, un conjunto de tecnologías desarrolladas para reconocer y extraer texto de imágenes digitales.
- La tecnología OCR funciona tanto con documentos escaneados como con archivos de imágenes originales en varios formatos, incluido PDF.
- OCR mejora la gestión de documentos al hacer que los documentos históricos en papel se puedan buscar y sean más seguros.
¿Qué es OCR?
Reconocimiento óptico de caracteres — En resumen, OCR es un conjunto de tecnologías que se unen para reconocer texto incrustado en archivos de imágenes digitales. OCR se puede usar con archivos de imagen en una variedad de formatos, incluidos PDF, JPG y PNG. El objetivo es identificar y extraer la información textual relevante contenida en las imágenes.
Por ejemplo, muchos documentos PDF parecen estar llenos de texto, pero los archivos en sí son simplemente imágenes de la página impresa. Usan la tecnología OCR para «leer» el texto en un archivo PDF y convertirlo en un archivo de texto real, en un documento de Word para generar.
En un entorno de oficina, la tecnología OCR se usa comúnmente cuando se escanean documentos en papel a un formato digital. El archivo creado por el escaneo es en realidad un archivo de imagen (generalmente en formato PDF), incluso si escaneó un documento de texto. Para convertir un archivo escaneado en un archivo de texto que se pueda organizar y encontrar fácilmente, las letras, palabras y frases del documento original deben identificarse y extraerse mediante el software OCR.
¿Cómo funciona la tecnología OCR?
El reconocimiento óptico de caracteres es un proceso de seis pasos que involucra diferentes tecnologías. Funciona así:
- Captura de imagen: Un documento físico se escanea en un archivo de imagen digital. (Este paso se omite si el archivo original es digital).
- Edición preliminar: Esto entrena al software OCR para que reconozca caracteres específicos en archivos de imagen.
- Segmentación: la imagen digital se divide en partes lógicas más pequeñas para facilitar el procesamiento. (Los archivos de imágenes grandes tardan más en procesarse).
- Extracción de características: Los caracteres de texto de una imagen se identifican y extraen, normalmente mediante la detección de áreas claras y oscuras contrastantes.
- Clasificación: Las técnicas de reconocimiento de patrones y características se utilizan para identificar caracteres específicos.
- Postprocesamiento: La reducción de ruido y otras tecnologías se utilizan para limpiar y eliminar errores de los datos finales.
Al final del proceso, se creará un nuevo archivo de texto. Este archivo se puede buscar fácilmente por palabras clave o frases específicas.
¿Cómo mejorar la precisión del reconocimiento?
Para obtener los mejores resultados de la tecnología OCR, debe comenzar con un documento limpio y nítido. Imagen en blanco y negro escaneada a 300 ppp reconocimiento de caracteres más preciso.
Los problemas surgen cuando los caracteres de un documento están en negrita o borrosos, lo que puede confundir al programa OCR. Los caracteres tampoco deben ser demasiado débiles o tener áreas «abiertas», lo que desafortunadamente es el caso de algunos documentos copiados o enviados por fax.
Pueden aparecer otros problemas durante el proceso de escaneo. El escaneo a veces introduce motas o ruido en el archivo resultante, lo que puede hacer que el motor de OCR no funcione correctamente. El texto inclinado también puede ser un problema, ya que OCR funciona mejor en texto horizontal real. También es útil cuando el documento fuente usa una fuente relativamente simple como Arial o Times New Roman; Las fuentes sofisticadas a veces pueden confundir la tecnología OCR.
También puede obtener mejores resultados utilizando escáner de documentos de alta calidad. Busque un escáner que pueda escanear al menos 25 páginas por minuto y que tenga un alimentador automático de hojas para escaneo por lotes.
¿Cómo se utiliza el OCR en la gestión de documentos?
El reconocimiento óptico de caracteres es una parte integral de cualquier sistema de gestión de documentos. Simplemente escanear un documento en papel a un formato digital no es muy útil, ya que todo lo que tiene que hacer es crear una imagen de ese documento en formato PDF, JPG o similar. Debido a que el software de administración de documentos y otras aplicaciones no pueden leer o comprender el texto en el archivo de imagen, esto hace que el documento escaneado no sea más útil que el documento original en papel. Por eso la tecnología OCR es importante. Utilizan tecnología OCR para leer archivos de imágenes escaneadas y extraer información clave en datos digitales estructurados. Esto es importante si estás lidiando con esto Contratos legales, órdenes u otros documentos importantes.
El proceso funciona de la siguiente manera:
- El documento físico es escaneado.
- La imagen escaneada se guarda como un archivo de imagen digital, generalmente en formato PDF.
- El software OCR identifica y extrae texto de un documento escaneado y lo almacena en almacenamiento digital indexado.
- El software de gestión de documentos identifica e indexa datos clave en un archivo digital.
Los datos digitales extraídos mediante la tecnología OCR se pueden almacenar, indexar y buscar de forma segura de forma rápida y sencilla.
¿Por qué es importante el OCR para la gestión de documentos?
Software de gestión de documentos (SGD), a veces también conocido como software de gestión de archivos, almacena, organiza y brinda acceso a archivos de documentos digitales que permiten realizar búsquedas. Un sistema SGD como d.doc almacena todos los datos en una ubicación central, ya sea en un servidor de red o en la nube. El objetivo de cualquier software de administración de documentos es proporcionar un acceso y uso compartido de archivos fácil y seguro, reducir los errores y los archivos extraviados, mejorar las capacidades de búsqueda y ahorrarle tiempo y dinero a su empresa.
OCR es una parte integral de SGD y ofrece las siguientes ventajas:
- Convierte documentos en papel en útiles archivos digitales
- Proporciona una búsqueda rápida y fácil.
- Proporciona una mayor seguridad a través del control de acceso de los usuarios.
- Elimina la necesidad de almacenamiento físico de documentos
- Ahorra tiempo y dinero
Deje que d.doc lo ayude a usar la tecnología OCR
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Todo el software de d.doc es fácil de usar y funciona con su propia red local o con todos los principales servicios en la nube. Esta es la mejor manera de aprovechar al máximo todos sus documentos actuales e históricos.
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