Antes de la pandemia la digitalización de documentos era importante, después de la pandemia la digitalización de las empresas se convirtió en algo apremiante sin importar su tamaño.
Las organizaciones hacen un esfuerzo para la digitalización de procesos operativos y administrativos y así poder asegurar la sustentabilidad del negocio y evitar su extinción.
¿QUE ES LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS?
La digitalización es convertir la información física a digital.
La inmensa mayoría de las empresas tienen documentación física que ocupa espacio con altos costos fijos e ineficiencias por perdida de tiempo en la búsqueda y consulta de la información.
El proceso de digitalización para convertir la información física a digital exige recursos humanos, financieros, tiempo y esfuerzo con el afán de obtener ventajas de la digitalización y eficiencias operativas y administrativas.
Somos una de las empresas de digitalización de documentos en México que contribuimos a tu conversión digital porque contamos con la experiencia y avanzadas técnicas de digitalización de documentos y digitalización de imágenes.
¿CÓMO ES EL PROCESO DE LA DIGITALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS?
Con la digitalización de los documentos convertimos los papeles y documentos en digitalización de imágenes, utilizando herramientas de trabajo, tales como, equipos de cómputo, escáneres, software, tecnologías para la digitalización y personal capacitado.
Es fundamental definir previamente el objetivo y los criterios que nos motivan llevar a cabo la digitalización de los documentos, algunos criterios podrían ser los siguientes:
▶ Ahorrar espacio físico
▶ Optimizar tiempos para la búsqueda y consulta de documentos.
▶ Tener un catálogo de documentos que deben destruirse o conservarse
▶ Identificar los documentos que son de baja o alta frecuencia de búsqueda y consulta.
▶ Crear normas de trabajo para tener una oficina sin papel (Paperless office)
▶ Tener búsquedas de información ágiles
▶ Tener mejor acceso a la información disponible
DIGITALIZACIÓN DE PROCESOS
Construir flujos de trabajo para la digitalización de la información permitirá hacer búsquedas y consultas en línea y tiempo real de la documentación que antes solo se encontraba en forma física y muchas veces se perdía por no volver a colocar y guardar los papeles o documentos en su lugar original después de su consulta .
El empleo digitalización de documentos es muy común en la actualidad para modificar la gestión de la información que justifique la inversión para la digitalización de los documentos.
Emprender un proceso de digitalización de una empresa requiere planeación, organización y dirección que asegure tener un cambio de mentalidad empezando con el personal de alta dirección de la empresa, crear un departamento de digitalización, una estructura operativa con recursos financieros suficientes, tiempo conveniente y esmerado trabajo para después gozar de los beneficios de la digitalización de imágenes.
Otra opción es subcontratar el servicio con una empresa de digitalización de documentos.
¿QUE ES LA DIGITALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN?
El proceso de digitalización inicia con una preparación previa de todos los papeles o documentos que pasaran por un escáner para la digitalización de la información.
La preparación previa de los papeles y documentos consiste en ordenar, organizar acomodar, quitar todo tipo de elementos adicionales al papel o documento como grapas, ligas, engargolados, notas, etc.
Durante el proceso de digitalización es importante reunir toda la documentación para analizar y separar los documentos que se conservaran y lo que se eliminaran.
Deseable tener un plan de trabajo para la depuración de los archivos físicos y eliminar papeles duplicados o documentos inútiles o que difícilmente serán buscados o consultados con posterioridad.
La digitalización de imágenes se logra al escanear los documentos para convertirlos a formato digital.
Con el proceso de digitalización el papel o documento se convierte en un formato editable, con reconocimiento del texto que contiene, con indexaciones para facilitar su búsqueda o consulta posterior
Un vez concluido el proceso de escaneo la digitalización de la información continua para editar y clasificar la información por temas y así facilitar la búsqueda y consulta del documento con posterioridad.
Es fundamental distinguir la documentación de carácter legal, fiscal, laboral, contable y mercantil que debe conservarse por varios años en su formato físico original.
Con el procedimiento de digitalización se permitirá la liberación de espacio físico y crear una cultura de digitalización de imágenes.
Con la digitalización de la información logramos construir una estructura de la información y un sistema de control y gestión documental.
ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:
Con la digitalización de documentos la búsqueda y consulta de información es más efectiva si se utiliza un software digitalización de documentos que permita el almacenamiento automático.
Este almacenamiento automático consiste en un guardado de información digitalizada según criterios de la empresa, que permite clasificarla directamente tras el escaneo.
ALGUNAS VENTAJAS DE LA DIGITALIZACIÓN DE LAS EMPRESAS
Programas de digitalización protegidos con claves de acceso y restricciones por cada usuario con un manual de digitalización de documentos para reducir el riesgo de pérdida o sustracción de la información.
Los sistemas de gestión documental permiten crear restricciones de acceso con las que los empleados sólo pueden acceder a la documentación a la que están autorizados.
Consulta de la información a distancia y sin estar en la oficina con una significativa reducción de tiempos de búsqueda y consulta.
Se reduce la mala práctica de imprimir papeles y se crea una cultura para gestionar los documentos de forma digital.
Compartir la información digitalizada y consultarla desde un dispositivo reduce el tiempo de ir físicamente al archivo y buscar el documento con el riesgo de no encontrarlo.
Optimizar costos al reducir almacenes de archivos físicos, estructura y acomodo de cajas con papeles y documentos que exigen tener un orden, reducción de costos de personal encargado del archivo, eliminación de muebles de almacenamiento, eliminar costos para mantener el lugar debidamente acondicionado, mediante un buen protocolo de digitalización.
Si te interesa el Servicio de Digitalización de Documentos para tu empresa nos puedes contactar en los siguientes enlaces:
