La gente escribe en todo el mundo 4,4 millones de páginas cada minuto. Si trabaja en una oficina, sabe lo que sucede con la mayoría de estos sitios. Puedes llevarlos de una reunión o incluso al coche, pero al cabo de unas horas acaban en la papelera. En un mundo cada vez más digital y entorno de trabajo remoto Abandonar estas prácticas derrochadoras y adoptar una oficina sin papel nunca ha tenido más sentido o práctica que hoy.
En 2022 una tercera parte de los trabajadores de oficina de EE. UU. ahora tienen acuerdos duraderos para trabajar desde casa al menos algunas de sus horas. A medida que continúe esta tendencia, las oficinas deberán adaptar sus métodos para mantener los flujos de trabajo digitales en lugar de mano a mano. Últimos desarrollos en software de gestión de documentos y el acceso remoto basado en la nube han hecho que esta personalización sea posible y cada vez más asequible para empresas de todos los tamaños que eligen dejar el papel.
En esta guía, aprenderá qué objetivos debe establecer para una oficina sin papel y las estrategias para ayudarlo a alcanzarlos.
Hallazgos importantes:
- Crear una oficina sin papeles es un objetivo importante y alcanzable para empresas de todos los tamaños e industrias.
- Los beneficios de pasar a la documentación sin papel están determinados por cuatro objetivos clave.
- Independientemente de la escala de sus necesidades, existen cuatro estrategias básicas que puede utilizar para dejar de usar papel.
4 objetivos para tu oficina sin papeles
La mayoría de las empresas todavía dependen en gran medida de los procesos basados en papel. El 97% tiene procesos mínimos de procesamiento de documentos digitales en la práctica. Dejar de usar papel significa cambiar los procesos y hábitos de las personas en todos los niveles de su organización. Antes de embarcarse en reformas radicales, debe tener una idea clara de lo que puede lograr.
En cualquier oficina, invertir el tiempo y los recursos necesarios para convertir documentos en papel en digitales da como resultado cuatro beneficios medibles. Estos beneficios deberían guiar sus objetivos de oficina sin papel.
1. Reducir el tiempo perdido
Crear, almacenar y recuperar documentos en papel lleva más tiempo que hacer estos procesos digitalmente. Sin amplias capacidades de búsqueda, los trabajadores de oficina tienden a gastar más tiempo en búsqueda de información que ya deberían tener en lugar de comunicarse con quienes la necesitan.
A medida que evalúe dónde y cómo su oficina utiliza actualmente el papel, debe prestar especial atención a si la implementación de flujos de trabajo sin papel reducirá el tiempo total perdido en la gestión de documentos. Si su organización tiene una cantidad significativa de trabajadores remotos, asegurarse de que todos los archivos que necesitan para completar sus tareas diarias puedan recuperarse de una bóveda digital mejorará en gran medida sus flujos de trabajo.
2. Reduzca el error humano en sus archivos
A diferencia de los activos digitales, los documentos en papel conllevan el riesgo de un costoso error humano en cada etapa del procesamiento. Los costos de datos suelen acumularse con el tiempo.
- Los documentos en papel no se pueden verificar sin distribución física, lo que aumenta la probabilidad de que los originales contengan errores.
- El 7.5 % de los documentos en papel se pierden a medida que se empujan de un lado a otro en el camino hacia el almacenamiento.
- Los sistemas de almacenamiento en papel no se pueden actualizar para reflejar mejoras y contendrán errores existentes hasta que se reemplace todo el sistema.
3. Mejorar la seguridad de los documentos
Los controles de seguridad de los documentos en papel no pueden respetar las copias una vez que se han distribuido, ni siquiera en reuniones privadas. Una cuarta parte de los empleados que trabajan como teletrabajadores todavía tiran rutinariamente documentos relacionados con el trabajo a su basura personal.
La negligencia y la eliminación de desechos son riesgos recurrentes para cualquier información confidencial distribuida en papel. Del mismo modo, los archivos en papel no pueden mantener registros precisos de quién accedió a qué o copió qué.
Transición a sin papel restringe la distribución de documentos a los puntos de acceso autorizados. Los empleados aún pueden compartir información que no deberían, pero solo de forma voluntaria y no simplemente dejando fotocopias en la mesa de conferencias o dejando de lado el papel usado. Cualquier sistema digital que instale en lugar de procesos basados en papel también le brinda la capacidad de mantener registros completos de lo que los usuarios cargan, editan o acceden.
4. Mejorar los procedimientos para la gestión de registros
Archivar sus registros digitalmente reduce dos riesgos continuos asociados con los registros en papel.
- Retención prolongada: En muchas industrias, por ejemplo, en los sectores financiero y sanitario, las empresas crean registros que legalmente solo pueden conservar durante un período de tiempo limitado. Asegurarse de que todos los registros de este tipo se eliminen de manera oportuna suele llevar tanto tiempo y trabajo que las empresas están dispuestas a correr el riesgo.
- Falta de preparación para las inspecciones: Prepararse para una auditoría puede poner a prueba la capacidad de su oficina para entregar registros precisos bajo presión de tiempo.
4 estrategias para una oficina sin papel
No importa dónde se encuentre su organización en el viaje sin papel, cuatro estrategias clave lo pondrán en el camino correcto para lograr sus objetivos.
1. Mapa de procesos de papel existentes
La transición a la documentación sin papel requiere la integración de nuevas tecnologías en sus flujos de trabajo. Para priorizar dónde y a quién se deben entregar primero estas tecnologías, necesita una vista de alto nivel de cómo las diferentes partes de su oficina están procesando actualmente diferentes tipos de documentos. Con un mapa de los procesos en papel existentes, puede abandonar métodos más costosos y derrochadores antes de pasar a tareas menos importantes.
2. Mapear un almacenamiento de documentos existente
Dependiendo de su industria, cuánto tiempo ha existido su oficina y qué tipo de registros necesita conservar a largo plazo, su oficina puede tener desde unos pocos archivadores hasta múltiples almacenes de documentos en papel existentes para conversión. La verificación adecuada de dónde se encuentra en este espectro es un primer paso necesario para decidir qué métodos usar.
3. Invierte en OCR
El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) automatiza la conversión de texto impreso en tipos de archivos digitales y, en algunos casos, incluso puede automatizar la indexación de documentos escaneados a través del reconocimiento de patrones y la traducción automática. Para las pequeñas empresas con un presupuesto ajustado o las grandes corporaciones que necesitan convertir grandes volúmenes de papel, la automatización de OCR reduce significativamente el costo de dejar de usar papel.
4. Desarrollo de niveles de autorización
A medida que comience a digitalizar sus procesos basados en papel y las bóvedas existentes, debe crear previamente los registros de autorización que planea usar para sus eventuales operaciones sin papel. Esto evitará muchas devoluciones innecesarias en el futuro.
Software de enrutamiento automático y OCR por lotes con d.doc
Convertir, nombrar y enrutar archivos a medida que realiza la transición a la documentación sin papel puede convertirse rápidamente en una carga tediosa y repetitiva para su personal, cuyo tiempo se dedica mejor a otras tareas. Digital Data tiene una solución de software d.doc para este problema que hace que las imágenes escaneadas se puedan buscar e indexa automáticamente su contenido.
