Hay muchas cosas a tener en cuenta al elegir un software de gestión de documentos (SGD) para su negocio. Estos programas le permiten a usted y a su equipo organizar sus grabaciones digitales y realizar cambios y otras ediciones según sea necesario.
Sin embargo, no todos los calibres son iguales. Algunos son más fáciles de usar que otros, y algunos son más complejos y costosos.
¿Cómo sabes cuál es mejor para tu negocio? Aquí hay algunas cosas que debe considerar al elegir un SGD para su negocio.
Principales consideraciones:
- Los problemas de instalación son el cuarto problema más común cuando se trabaja con sistemas operativos de computadora. Asegúrese de que su SGD sea tan fácil como descargar el archivo de instalación, ejecutarlo y comenzar.
- El SGD no debería ser difícil de aprender y utilizar a diario para los usuarios. Asegúrese de que tenga una interfaz simple, que ofrezca videos tutoriales y que no sea voluminoso.
- Hacer negocios es caro. Sus sistemas y programas no deberían serlo. Elija un SGD que no rompa el banco.
- Considere usar un SGD que no requiera una base de datos. No tiene que sacrificar la seguridad de los archivos para facilitar el acceso a los documentos cuando los necesite.
¿Qué hace un sistema de gestión de documentos?
Un sistema de gestión de documentos ayuda a las organizaciones a que almacenen y accedan a sus archivos comerciales importantes, datos y documentos. Ya sea que su empresa maneje grandes archivos de datos o solo unos pocos, necesita un SGD que le permita:
- Búsqueda de archivos fácil y rápido
- Simplifique su flujo de trabajo
- Archivos recuperados
- Archivo
Su SGD también debería funcionar a la perfección con otros sistemas y programas de su empresa. Sistema de gestión de contenido sin cabezados (CMS). Esto también debería darle acceso a diferentes versiones de cada documento.
5 pasos para elegir un software de gestión documental
No todos los sistemas de gestión de documentos son iguales. Algunos de ellos son más difíciles de instalar, aprender y usar que otros. Otros son caros o requieren una base de datos.
Para elegir lo mejor para su negocio, debe comprender las necesidades de su negocio y de quienes trabajan para usted. Al elegir un software de gestión de documentos para su negocio, elija un programa que sea:
1. Fácil instalación
El problema con la instalación más común es cuando la gente descarga una aplicación o software de sistema y este no se carga correctamente (o no se carga en absoluto), la gente pierde la confianza en ese programa.
La falta de espacio en disco es la causa principal de los problemas de instalación. Las instrucciones de instalación complicadas son otra.
Asegúrese de que el SGD no ocupe demasiado espacio en disco y que sea fácil de instalar. Todo lo que el usuario tiene que hacer es descargar el archivo de instalación, iniciar el programa y ponerse a trabajar.
2. Fácil de aprender
La seguridad de los documentos es complicada. No necesita un SGD difícil de dominar. El software de gestión de archivos adecuado permite a los nuevos usuarios comprender cómo funciona el programa sin una formación prolongada.
Sus empleados deben familiarizarse inmediatamente con la interfaz de usuario. El programa también debería ofrecer una extensa biblioteca de videos instructivos para usuarios de todos los niveles.
3. Fácil de usar
La reticencia es una de las principales razones por las que las personas no quiero implementar nuevo software. Incluso si el software es fácil de aprender, muchos usuarios dudan en cambiarlo. Sin embargo, cuanto más fácil sea de usar, más rápido comenzarán las personas a usar su nuevo software de administración de archivos.
Encuentre una solución de software de administración de documentos que cualquier persona de cualquier edad y nivel de habilidad pueda usar. Elija uno que no sea engorroso de usar.
4. Monedero amigable
Muchos SGD cobran una tarifa de mantenimiento mensual, especialmente aquellos que usan una base de datos. Al elegir el software de administración de documentos adecuado, elija uno que pueda pagar una vez y que no tenga tarifas de suscripción mensuales o anuales.
Además, asegúrese de saber lo que está recibiendo con su SGD. Algunos desarrolladores de software de menor reputación le venderán servicios básicos que no proporcionan todo lo que necesita y le cobrarán extra por el software que necesita.
No se deje atrapar con el viejo «cebo y cambio». Obtenga su SGD de una fuente confiable que tiene todo lo que necesita por una tarifa única.
5. No requiere una base de datos
Tiene dos opciones para guardar archivos. Puede almacenarlos en su sistema en un archivo normal de Windows (como Mis documentos) o en una base de datos.
Las bases de datos son seguras. Sin embargo, la base de datos funciona almacenando sus archivos y luego haciendo que salte a través de los aros para recuperarlos.
Incluso los especialistas en alta tecnología encuentran dificultades al extraer archivos de una base de datos. Por supuesto, si el administrador otorga al usuario acceso a los archivos, entonces no debería tener ningún problema, ¿verdad? Incorrecto. La razón es que no solo las personas necesitan acceso a ciertos archivos. Los programas también necesitan acceso a los documentos. Si sus archivos están en una base de datos, es posible que la base de datos no admita otros programas que utilice.
Los programas que pueden no ser compatibles con la base de datos incluyen:
- Drobox
- Google Drive
- OneDrive
- Algunos lectores de PDF
- Algunos programas CAD
- Calculadora de impuestos
A menos que la base de datos admita específicamente el programa, tiene acceso limitado a estos archivos. Un SGD que no usa una base de datos, como d.doc, le brinda a usted ya los programas que usa acceso completo a sus archivos y documentos porque funcionan juntos sin problemas.
Mantenga el acceso a sus archivos sin sacrificar la seguridad
Naturalmente, si no tiene la seguridad adicional que implica almacenar sus archivos en una base de datos, puede sentir que se expone a un ciberataque. Tenga la seguridad de que esto no es cierto.
Con d.doc guarde sus archivos directamente en su computadora (o servicio en la nube de su elección) para un fácil acceso. d.doc funciona a la perfección con su sistema existente.
La mejor parte es que no tiene que sacrificar la seguridad por la comodidad. Su sistema operativo Windows tiene sus propios mecanismos de protección de archivos, todos los cuales son muy efectivos.
En Digital Data, sabemos que mantener sus archivos seguros es una parte importante del funcionamiento de su empresa. También sabemos que el acceso a los archivos es importante, por eso hemos desarrollado nuestro software de gestión de documentos con todas las funciones.
¿Quieres saber más? Conéctate con nosotros para analizar cómo podemos ayudarlo a mantener los archivos de su empresa seguros y fácilmente accesibles.
