Dado que los requisitos de retención de documentos varían según la industria y el estado, ¿cómo decide qué archivar?
Podría pensar que hay tantas reglas y regulaciones sobre la retención de documentos. Y tiene razón, porque hay más de diez mil leyes en todos los ámbitos que dictan cuánto tiempo debe conservar los documentos.
El SAT recomienda guarde las declaraciones de impuestos durante al menos 5 años, dependiendo de la situación. En la industria financiera, Corredores y negociantes de valores están obligados a conservar toda su correspondencia comercial durante 10 años.
Que archivar
Con reglas como gubernamentales emitidas por el SAT. Dado que aquí se aplican algunas de las reglas más comunes, es una buena idea archivar algunas cosas:
- Documentos financieros requeridos para auditoría e informes (mínimo 5 años)
- Correspondencia comercial (al menos 10 años)
- Declaraciones de impuestos y documentos fiscales (al menos 5 años)
Si su empresa tiene reglas que debe seguir, entonces necesita una buena instalación de mantenimiento de registros. Los malos registros son una llamada de atención para los auditores.
Si bien los documentos en papel siguen siendo una forma viable de mantener sus registros, configurar un sistema para administrar sus archivos aumentará su eficiencia general. Las soluciones de gestión de contenido electrónico ayudan a que las grabaciones se puedan buscar y sean rápidamente accesibles.
Recomiendo trabajar con su departamento legal o asesor comercial para determinar qué requisitos reglamentarios se aplican a su negocio e industria. Hasta entonces, comience a planificar la transformación eficiente de su oficina sin papeles.
