¿No sería genial si pudiera simplemente chasquear los dedos como Mary Poppins y tener su oficina sin papeles lista para funcionar? Desafortunadamente, vivimos en la realidad y la tarea de construir una oficina sin papeles puede parecer desalentadora. Este proceso no tiene que ser así; Puedes ponerlo todo junto. ¿Recuerdas jugar con LEGO® cuando eras niño? Tu nuevo juguete LEGO viene con sencillas instrucciones paso a paso. Ahora, crear una oficina sin papel no es fácil, pero aquí hay cuatro pasos que pueden ayudarlo en su camino hacia la creación de su oficina. oficina sin papel juntos:
1. Haz una lista de los documentos que guardas actualmente
Compilar una lista de documentos es lo primero que hago cuando trabajo con una empresa para ayudarla a obtener su sistema de gestión de documentos y trabajando. Esto nos permite averiguar qué se almacena en la oficina y cuánto tiempo debe conservarse. También me ayuda a entender cómo se organizará el sistema sin papel.
Este ejercicio nos permite determinar qué es importante para la oficina y qué no se debe dejar en absoluto. Independientemente de la industria en la que se encuentre su empresa, este paso es importante para que no pierda tiempo convirtiendo documentos que no deberían capturarse.
2. Listar los procesos que acompañan a cada documento
Una vez que haya enumerado sus documentos, el siguiente paso es determinar el curso o la fecha de vencimiento de cada documento. Si trabaja en contabilidad, ¿cuál es el proceso para preparar los documentos de respaldo al preparar una declaración de impuestos? Si es una ciudad y utiliza el proceso de RFP, ¿cómo mueve la RFP a través del proceso de aprobación? ¿De quién son las manos que está tocando?
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3. Decide qué sistema usar
Si usted es transición a sin papel, Hay muchas opciones para elegir. Puede usar carpetas de Windows®, una solución industrial o gestión de documentos una solución que es completamente independiente. Independientemente de lo que elija, asegúrese de buscar algo que simplifique su oficina pero que sea lo suficientemente simple para que lo usen sus empleados. Cuando trabajé con la empresa, me dijeron muchas veces que todos los sistemas que consideraban eran muy difíciles de usar o muy costosos.
4. Optimice los procesos en papel para su entorno sin papel
Después de que hayan pasado algunos meses y haya determinado que su sistema funciona correctamente, revise y evalúe sus nuevos procesos sin papel. Con demasiada frecuencia, este paso se omite y pierde la oportunidad de trabajar con sus usuarios avanzados para solucionar los cuellos de botella en el sistema y mejorar su eficiencia.
Independientemente del tamaño de su empresa o de la industria en la que trabaje, se aplican estos cuatro pasos iniciales. Puede sentir que una oficina sin papeles está fuera de su alcance en este momento, pero al aplicar estos pasos, garantizará el éxito de todo el proceso de la oficina sin papeles. Si no comienza a pensar en cómo mejorar el rendimiento de su negocio, ¿cómo espera mantenerse al día con la competencia? Comienza a crear una oficina eficiente ahora mismo siguiendo estos pasos.
