La gestión de archivos y documentos son una parte integral del proceso de negocio. La organización sistemática de archivos y documentos promueven la productividad, la eficiencia, la entrega de servicios y productos de calidad y mejores resultados comerciales.
Si ha sido víctima de la pérdida de documentos y archivos en el trabajo, entonces sabe cuánto le costó esa pérdida. Siempre es agradable encontrar un archivo cuando lo necesita de inmediato.
Si descubre que a menudo pierde archivos importantes cuando más los necesita, los siguientes consejos lo ayudarán a mejorar su administración de archivos. Para que pueda dedicar su tiempo a cosas más importantes en lugar de pasar horas cada semana buscando documentos y archivos perdidos.
Almacene datos en un solo lugar en su PC
Una forma efectiva de tener un sistema de archivos organizado en su PC es guardar todos los documentos que necesita en una carpeta grande y de fácil acceso en su PC. Dado que la mayoría de los archivos se almacenan en orden alfabético, esto también los hace más fáciles de encontrar.
No tiene sentido poner documentos en carpetas inferiores si los usa con frecuencia. La mayoría de las PC tienen carpetas integradas que le indican dónde colocar ciertos elementos. Por ejemplo, las canciones se colocan en Mi música, mientras que los archivos y documentos se colocan en Mis documentos.
Usar atajos
Una forma de ahorrar tiempo al buscar archivos es crear accesos directos. Un acceso directo es un ícono o enlace que puede colocar en cualquier lugar para brindarle acceso instantáneo a una carpeta, archivo, documento o programa específico en su computadora. Una vez que haga clic en él, el enlace lo llevará al archivo exacto que está buscando.
Normalmente, la carpeta, archivo, documento o programa real permanece en su ubicación original. Todo lo que tiene que hacer es crear un acceso directo y colocarlo en un lugar adecuado, como en su escritorio. Luego haga doble clic y tendrá acceso a los archivos guardados.
Nombre cada archivo apropiadamente
La denominación de archivos es fundamental para una buena gestión de archivos. Por supuesto, la denominación exacta de los documentos, archivos y carpetas facilita el acceso y la búsqueda posterior de dichos elementos. Para nombrar un archivo o carpeta, use nombres consistentes y únicos. Por ejemplo, en lugar de simplemente nombrar su archivo «Cliente X Factura 1», intente con «Factura de julio para el Cliente X» y coloque el archivo en la carpeta «Facturas y pagos».
Organizar archivos en un orden lógico
Por supuesto, hay ciertos archivos que usa con frecuencia o que siempre desea extraer de manera consistente. Es bueno si los organizas para que se puedan encontrar fácilmente. Agregar «!» o “AA” o “1” al principio del nombre del archivo.
Por lo tanto, estos documentos están ordenados por número, con el primer número en la parte superior. Configure las carpetas de archivos en una estructura jerárquica. Esto le permite determinar rápidamente la ubicación y también recuperarlos inmediatamente cuando los necesite.
Haga una copia de seguridad de los archivos con regularidad
Cuando los archivos y los datos se almacenan en su computadora, la única forma de asegurarse de que no se pierdan debido a una falla en el disco duro, un ataque malicioso o malware es realizar copias de seguridad con regularidad. Aunque las aplicaciones y los sistemas operativos se pueden reinstalar fácilmente, es posible que los archivos y datos perdidos no se puedan recuperar.
En resumen, todos estos métodos, cuando se usan correctamente, aseguran que los archivos importantes estén siempre al alcance. Esto aumentará la eficiencia de su empresa y ayudará a reducir los costos operativos en cientos o miles de dólares al año por empleado.
