Sorprendente pero no sorprendente, el oficinista promedio gasta más una cuarta parte de mi tiempo solo buscando documentos.
Y eso es solo documentos archivados correctamente: cada documento archivado incorrectamente le cuesta a las empresas un promedio de $120 trabajo en progreso solo para encontrarlo o recrearlo.
Si está cansado de buscar documentos y pagar a sus colegas por ellos, estos consejos lo ayudarán a maximizar su tiempo de trabajo al reducir el tiempo dedicado a administrar documentos. Encuentra tus documentos más rápido que nunca con d.doc
Principales conclusiones:
- El software de gestión de documentos es más rápido y eficiente que Windows Explorer.
- Funciones como operadores lógicos, metadatos y reconocimiento óptico de caracteres lo ayudan a encontrar documentos más rápido.
- d.doc tiene funciones de administración avanzadas para llevar su documentación al siguiente nivel.
Utilizar software de gestión de documentos.
El Explorador de Windows es conocido por su tiempo de busqueda lento. Puede tomar medidas para acelerar la búsqueda de Windows como: Por ejemplo, reiniciar el servicio de búsqueda de Windows, reiniciar el Explorador de Windows o reiniciar toda la computadora, pero la razón principal de las búsquedas lentas es simplemente que los archivos tardan en indexarse.
Cuantos más archivos tenga, más tardará en indexarlos. Puede Seleccionar carpeta manualmente incluir o excluir del índice, pero este enfoque tiene dos problemas principales: primero, requiere un mantenimiento manual para elegir qué carpetas indexar; y segundo, es un proceso de todo o nada: se incluye o se excluye una carpeta.
Software de gestión de documentos mejora este proceso mediante la creación de conjuntos más pequeños de carpetas en las que puede buscar más rápido sin clasificar montones y montones de documentos irrelevantes. Por ejemplo, si crea una oficina o un cajón en d.doc, puede buscar esa ubicación específica que solicita directorios de red y directorios de disco duro, pero los documentos irrelevantes fuera de ese segmento no lo abarrotarán.
Además, el software de administración de documentos tiene herramientas para ayudarlo a seguir otros consejos, como la edición de metadatos y el reconocimiento óptico de caracteres.
Benefíciese de la búsqueda booleana
Eso, Nosotros, Hombres, Tú, Perro, No, Arriba…. No son solo palabras, es título de la película en los últimos 15 años, pero suenan largos en comparación con títulos de películas como W, X y 9.
Si bien las películas con títulos únicos como Zyzzyx Road son fáciles de encontrar, películas como la película de terror X de este año son más difíciles de encontrar. La búsqueda lógica puede ayudarlo a encontrar estos encabezados complejos.
La búsqueda booleana utiliza los operadores lógicos simbólicos «y», «o» y «no» para ampliar o refinar su búsqueda. Por ejemplo, una búsqueda del género de avispas Zyzzyx inundará los resultados de la película Zyzzyx Road, a menos que utilice operadores lógicos como «Zyzzyx NOT movie» o «Zyzzyx AND wasp».
Si bien los motores de búsqueda en línea como Google son buenos para leer entre líneas, su computadora necesita toda la ayuda que pueda obtener, razón por la cual la búsqueda booleana es una herramienta tan importante para encontrar documentos rápidamente.
d.doc admite tanto la búsqueda lógica como la búsqueda en lenguaje natural. d.doc también es compatible con otras dos funciones de búsqueda importantes: búsqueda aproximada, que devuelve resultados incluso si escribió mal los términos de búsqueda (por ejemplo, si busca «seleccionado», también puede obtener resultados para «estrangular») y búsqueda simple, devuelve resultados que contienen otras formas de términos de búsqueda (por ejemplo, si busca «seleccionado», también puede obtener resultados para «seleccionado», «seleccionado» y «bien»)
Insertar metadatos
Probablemente haya escuchado que no debe juzgar un libro por su portada, pero sin hacer conjeturas informadas, ¿cómo sabría qué libros leer? Si bien las portadas de los libros generalmente no brindan una imagen completa de lo que hay dentro, brindan información importante ACERCA de la información del libro que puede ayudar a los lectores a saber qué esperar en el interior.
El equivalente digital de esto son los metadatos. Simplemente definido metadatos “Datos sobre datos”: no contiene ninguna información en el documento en sí, pero describe qué propiedades tiene esta información. Por ejemplo, los metadatos pueden indicar a los usuarios cuándo se creó un documento, en qué formato está, quién creó el documento, en qué versión de software se creó y con qué palabras clave se relaciona.
Los metadatos incluyen campos automáticos (como hora, fecha y formato) y campos manuales (como palabras clave, título y autor). d.doc ayuda a los usuarios a buscar documentos más rápido incorporando metadatos automáticamente y permitiéndoles editar metadatos enriquecidos para cada documento.
Procesamiento de documentos con reconocimiento óptico de caracteres
El cerebro humano puede reconocer aproximadamente un símbolo 1 centisegundo, o 6000 caracteres por minuto. Mientras que algunos lectores afirman leer 1000 o 2000 palabras por minuto, los lectores promedio se encuentran en algún punto intermedio 200 palabras por minuto.
Si una persona puede leer 200 palabras en un minuto a un ritmo pausado, ¿cuánto tiempo le toma a una computadora hacerlo? la supercomputadora mas rapida del mundo puede realizar 1,1 quintillones de operaciones por segundo (eso es 1.100.000.000.000.000.000 operaciones por segundo), lo que fallaría a los lectores humanos si no fuera por un defecto fatal: las computadoras no pueden leer.
Para cerrar esta brecha, las computadoras utilizan el reconocimiento óptico de caracteres para «leer» los documentos mediante el análisis del brillo de los píxeles individuales para hacer conjeturas sobre qué letras representan. Este proceso convierte las imágenes que contienen texto en texto legible por máquina, lo que permite que las computadoras busquen e indexen el contenido del documento.
Esta característica es importante para encontrar documentos rápidamente porque permite que las computadoras busquen documentos en función de su contenido y no solo de sus metadatos. Sin embargo, tiene otro beneficio importante, ya que permite a los usuarios editar el texto de documentos como PDF e incluso imágenes escaneadas, lo cual es ideal para convertir PDF. presentaciones de PowerPoint, editar plantillas de contratos o digitalizar formularios impresos.
Encuentre documentos rápidamente con d.doc
Un buen software de administración de documentos puede ayudarlo a encontrar documentos más rápido, pero el mejor software de gestión de documentos puede hacer mucho más.
d.doc centro de archivos incluye funciones que van desde el reconocimiento óptico de caracteres y la edición de metadatos hasta la conversión de archivos PDF a hojas de cálculo de Excel, el intercambio seguro de archivos cifrados y el enrutamiento automático de documentos en función de su contenido.
Utilice las herramientas avanzadas de administración de documentos de d.doc para encontrar documentos más rápido, de modo que pueda pasar menos tiempo buscando documentos y más tiempo haciendo lo que es importante para usted.
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