Cambiar a una oficina sin papel puede ser relativamente fácil si tiene un proceso en papel que esté bien documentado.
Desafortunadamente, en mis años de trabajo con empresas de transición sin papel, descubrí que esta documentación falta o es muy deficiente, lo que dificulta la transición hacia la transición sin papel.
Si esto se aplica a su negocio, antes de que pueda diseñar e implementar su oficina sin papel, debe definir y documentar los procesos en papel. Ahora que ha documentado su proceso en papel, aquí hay cuatro consejos para pasar de papel a sin papel (usando menos papel):
4 Tips que debes considerar para pasar a empresa sin papel
1. Reúna a las partes interesadas y los usuarios clave para discutir el proceso de dejar de usar papel: Para crear un plan o proceso eficaz para dejar de usar papel, debe reunirse con los usuarios clave y las partes interesadas. Lo que he encontrado en muchos casos es que cuando las partes interesadas se quedan solas para crear un proceso, a menudo piensan que los procesos se completan de cierta manera. El problema que nos encontramos es que nuestras actividades diarias normales se realizan de forma diferente. Reunirse con personas clave para discutir el nuevo proceso sin papel ayudará a que el proyecto sea más eficiente.
2. Determine qué tecnologías necesita: Creo que este paso es muy importante para lograr su objetivo final de deshacerse del papel. Muchas veces he trabajado con empresas que no han evaluado su tecnología actual y han encontrado que su Sistema de gestión de documentos era engorroso e ineficiente. ¿Tu servidor de respaldo expiró hace cinco años? ¿Tiene una impresora/escáner/fax multifunción? Asegúrese de reemplazar la tecnología y el equipo obsoletos que lo ayudan a digitalizar documentos electrónicamente. Debe preguntar a sus partes interesadas y usuarios clave cuántas personas necesitan un escáner en su escritorio para completar los procesos que está implementando.
3. Utilice los procesos existentes: Mientras hace la transición del papel a lo digital, resista la tentación de cambiar drásticamente sus procesos. Aprovechar sus procesos existentes en formato electrónico hace que la adopción o migración sea mucho más fácil. Determine lo que está haciendo, luego replique esos procesos en un formato sin papel. Cuando haya completado el primer paso, es posible que observe algunos pequeños cambios en sus procesos actuales que deben modificarse.
4. Una vez que el sistema de gestión de documentos esté en funcionamiento, revise los procesos para mejorar el flujo de trabajo sin papel: Si, después de unos meses, descubre que su sistema de gestión de documentos funciona como se esperaba, vuelva a examinar sus flujos de trabajo para eliminar los cuellos de botella y aumentar aún más la eficiencia.
Dejar de usar papel con el software de administración de documentos le permite personalizar sus procesos para satisfacer sus necesidades específicas. Recuerde, el enfoque sin papel no se limita a una industria, por lo que no tiene que limitar su negocio a un sistema propietario (es decir, limitaciones).
Una vez que se haya reunido con las partes interesadas y los usuarios clave y haya definido sus procesos, estará listo para comenzar a cosechar los beneficios de dejar de usar papel con una solución de administración de documentos.
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